Passive Rechnungsabgrenzung

Passive Rechnungsabgrenzung Definition

Die passive Rechnungsabgrenzung ist in § 250 HGB geregelt. Nach § 250 Abs. 2 HGB sind als Rechnungsabgrenzungsposten auf der Passivseite der Bilanz Einnahmen vor dem Abschlussstichtag auszuweisen, soweit sie Ertrag für eine bestimmte Zeit nach diesem Tag darstellen.

Passive Rechnungsabgrenzung Beispiel

Ein IT-Unternehmen erhält am 1. Oktober 2012 von einem Kunden als Vorauszahlung für einen Wartungsvertrag einen Betrag in Höhe von netto (d.h. ohne Umsatzsteuer) 12.000 € überweisen. Der Wartungsvertrag deckt den Zeitraum 1. Oktober 2012 bis 30. September 2013 ab; die monatlichen Wartungsgebühren betragen 1.000 €.

Davon betreffen – aus Sicht des Bilanzstichtags 31. Dezember 2012 – 9.000 € das nächste Geschäftsjahr (Monate Januar bis September 2013) sowie 3.000 € das aktuelle Geschäftsjahr 2012 (Monate Oktober bis Dezember 2012). Die 9.000 € werden als passiver Rechnungsabgrenzungsposten (Bilanzposten § 266 Abs. 3 D. HGB; kurz: PRAP) passiviert, während die 3.000 € als Umsatzerlös in 2012 verbucht werden.

Buchungssatz bei Geldeingang in 2012: Bank 12.000 € an Umsatzerlöse 3.000 €, an passive Rechnungsabgrenzung 9.000 €.

In 2013 kann der PRAP dann aufgelöst werden: PRAP 9.000 € an Umsatzerlöse 9.000 € (oft wird monatlich aufgelöst, d.h. im Januar 2013 1.000 €, im Februar 2013 1.000 € u.s.w.).

Das Pendant auf der Aktivseite ist der ARAP; beide zusammen werden auch als transitorische Posten bezeichnet.

Alternative Begriffe: passive Abgrenzung, passive Abgrenzungsposten, passive RAP, PRA.

Voraussetzung / Kriterium

Voraussetzung für die Bildung eines PRAP sind Einnahmen vor dem Bilanzstichtag "für eine bestimmte Zeit ...", d.h. die Vorauszahlung muss sich auf einen datumsmäßig festgelegten Zeitraum beziehen.

Beispiele für passive RAP

Anwendungsfälle für passive Rechnungsabgrenzungsposten neben den o.g. Wartungsverträgen sind z.B.

  • Versicherungsbeiträge, die Versicherungen von ihren Kunden erhalten oder
  • Abo-Gebühren oder Mitgliedsbeiträge, die z.B. Verlage für Zeitschriften von ihren Abonnenten oder Internetportale von ihren Mitgliedern erhalten

, die jährlich (oder auch viertel- bzw. halbjährlich) im Voraus bezahlt werden.

Hier schulden die Unternehmen für das erhaltene Geld noch eine Leistung, die erst nach dem Abschlussstichtag erbracht wird.

Die meisten Unternehmen haben nur geringe Beträge im PRAP ausgewiesen, da derartige Vorauszahlungen für einen bestimmten Zeitraum nur in einigen Branchen üblich sind.

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