Definition
Die Instandhaltungsrückstellung (auch Rückstellung für unterlassene Instandhaltung genannt) ist in § 249 Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 HGB geregelt.
Danach sind (also eine Pflichtrückstellung) Rückstellungen zu bilden für im Geschäftsjahr unterlassene Aufwendungen
- für Instandhaltung, die im folgenden Geschäftsjahr innerhalb von 3 Monaten (also in der Regel in den Monaten Januar bis März) oder
- für Abraumbeseitigung, die im folgenden Geschäftsjahr nachgeholt werden (also innerhalb von 12 Monaten).
Diese Rückstellungspflicht gilt im Handels- und Steuerrecht.
Beispiel
Im November des Geschäftsjahrs 01 wird durch einen Sturm das Dach des Bürogebäudes der Software GmbH stark beschädigt; es regnet bzw. schneit hinein.
Der Dachdecker kann wegen Überlastung erst im Februar des folgenden Geschäftsjahrs 02 kommen; sein Kostenvoranschlag beläuft sich auf netto 20.000 €, bis Ende März 02 (also innerhalb der 3-Monats-Frist) sollen die Arbeiten abgeschlossen sein.
Instandhaltungsrückstellung bilden
Die Software GmbH muss in ihrer Bilanz zum 31.12.01 zu Lasten ihres Gewinns in 01 eine Instandhaltungsrückstellung in Höhe von 20.000 € bilden.
Buchungssatz:
Reparatur- und Instandhaltungsaufwand (Sonstige betriebliche Aufwendungen) 20.000 € an Rückstellung für Instandhaltung (Sonstige Rückstellungen) 20.000 €.
Innenverpflichtung
Das Besondere an dieser Rückstellung ist, dass eine sogenannte Innenverpflichtung vorliegt; das heißt, das Unternehmen hat keine Verpflichtungen gegenüber Externen (wie zum Beispiel gegenüber Kunden aus Gewährleistung oder gegenüber Lieferanten aus ausstehenden Rechnungen), sondern sich selbst gegenüber („das eigene Dach“).
Abraumbeseitigung
Abraumbeseitigung ist speziell, kommt unter anderem bei Bergwerken, Steinbrüchen oder Kiesgruben vor.
Die Nachholfrist ist hier 12 Monate („im folgenden Geschäftsjahr“), nicht 3 Monate wie bei der Instandhaltung.
Fazit
- Die Instandhaltungsrückstellung (§ 249 Abs. 1 S. 2 Nr. 1 HGB) ist eine der wenigen Rückstellungen für eine Innenverpflichtung — die Verpflichtung besteht nicht gegenüber Dritten, sondern gegenüber dem eigenen Unternehmen.
- Pflicht-Rückstellung: wenn im Geschäftsjahr unterlassene Instandhaltung innerhalb von 3 Monaten im Folgejahr nachgeholt wird (für Abraumbeseitigung: 12 Monate) — gilt im Handels- und Steuerrecht.
- Wird die 3-Monats-Frist überschritten, entfällt die Rückstellungspflicht — die Kosten werden dann erst im Jahr der tatsächlichen Durchführung aufwandswirksam.
Selbsttest: Instandhaltungsrückstellung
Aufgabe: Instandhaltungsrückstellung beurteilen
Im Oktober 01 bricht in der Produktion eines Unternehmens eine Maschine teilweise zusammen. Wegen Überlastung des Reparaturdienstleisters kann die Reparatur erst im Februar 02 beginnen und soll bis Ende Februar 02 abgeschlossen sein. Der Kostenvoranschlag beläuft sich auf 45.000 €.
- Muss das Unternehmen zum 31. Dezember 01 eine Instandhaltungsrückstellung bilden? Begründen Sie.
- Geben Sie den Buchungssatz für die Bildung der Rückstellung an.
zu 1) Rückstellungspflicht:
Ja. Die Reparatur wird im Folgejahr bis Ende Februar 02 abgeschlossen — das liegt innerhalb der 3-Monats-Frist (Januar bis März 02) des § 249 Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 HGB. Die Pflicht zur Bildung einer Instandhaltungsrückstellung ist damit erfüllt.
zu 2) Buchungssatz:
Reparatur- und Instandhaltungsaufwand 45.000 € an Rückstellung für Instandhaltung 45.000 €